En la actualidad, el éxito de un organizador de eventos se basa en su capacidad de satisfacer la demanda de su cliente de la forma más creativa posible. Que la fiesta, exposición, congreso o presentación sea única y responda a lo que desea el contratante es una tarea ardua, en la que no deben obviarse los parámetros de innovación que marcan tendencia en el mundo.

Empezá a prepararte para tu nueva palabra favorita: participación. Todo es sobre la participación, ya sea sobre el contenido, las sesiones, el marketing, la tecnología o la organización, la participación está en el centro de atención.

 

En esa dirección, presentamos algunas herramientas infaltables en cualquier evento que intente posicionarse a la vanguardia:

 

1- Pantallas y tecnología

 

Están por doquier: en el celular, tablet, computadora personal, televisores. Simultáneas y de todos los tamaños. Las pantallas emiten los mensajes clave en el discurso que se pretende comunicar.

Logotipos, frases, indicaciones y gráficos deben estar coordinados con el contenido de la exposición.

Las transmisiones en vivo están de moda y permiten presenciar (de manera online) algo que está ocurriendo en otro lugar físico. El alcance y el uso que se le da a Facebook en el mundo, basta para darse cuenta que esta herramienta es muy potente. Se puede usar Facebook Live para discursos, ceremonias de apertura de un evento, mostrar la llegada al salón, etc.

 

2- Interacciones

 

Tanto el trato con los asistentes como las presentaciones deberán ser más dinámicos y no tan formales o serios. Lo aburrido no llama la atención. Hoy en día los oradores que suelen ir a varios eventos a dar charlas, reconocen que la interacción del público es clave. El feedback en el momento, mantener la atención permanente de los oyentes e incentivar a que pregunten las dudas o temas que más les hacen ruido.

Los expositores querrán usar distintos canales para reafirmar y complementar sus mensajes-clave, y de igual manera recibir retroalimentación de los asistentes. Hay que asegurarse de que existen esos medios para que tal cosa ocurra.

De igual manera, se debe medir el desempeño del foro (vistas a la página web, cantidad de participaciones, etcétera) para poder así analizar, al cierre del evento la participación y su comportamiento. Servirá para contactos de negocios y para referencia en futuros eventos.

 

3- Compartir

 

Hay que pensar en cómo llegar a los asistentes por todos los canales: redes sociales, blogs, sitios web, influenciadores, etc. Hay que estar más atentos, saber escuchar e ir poco a poco creando una comunidad en donde los asistentes puedan seguir conectados aún después del evento.

Un punto muy importante es no olvidarse de dar elementos a los asistentes para que puedan compartir en sus redes sociales y, por supuesto, en su vida presencial: piezas electrónicas (fotos, videos, postales, frases), localización en mapas, experiencias, descuentos y promociones.

 

El cambio y el desarrollo pueden ser la única constante en la industria de eventos. La personalización está en pleno ascenso y estaremos probablemente sorprendidos por lo que está por venir y sobre como impactará la industria y nuestras vidas en general.

Si el concepto del evento está alineado con estas tres tendencias seguramente tendrá un alcance extraordinario.